“Ficou bom, adorei, só acho que poderia mudar isso aqui pra dar um tchan!”. “Refazer de novo” não chega a ser um pleonasmo para os profissionais de uma agência. O profissional da área de marketing e publicidade que nunca passou por isso, que atire a primeira pedra: você cria um projeto incrível, um dos melhores da sua vida, e tem certeza que o cliente vai amar. Aí, ele simplesmente pede para mudar tudo!

A verdade é que você deve sempre estar preparado para isso, porque faz parte. Porém, para diminuir a distância entre as expectativas do cliente e a sua convicção sobre o que irá agradá-lo, existe o briefing. Ele serve para alinhar as expectativas, as necessidades do cliente e as características do projeto. Esse recurso mitiga riscos, refações e estabelece uma comunicação mais fluida com o contratante.

Quando o briefing é feito corretamente, as chances do cronograma do projeto ser cumprido são bem maiores, pois o número de revisões e desentendimentos cai consideravelmente. Quer agilizar seus processos e padronizar seus briefings? Te contamos tudo sobre esse assunto neste artigo. Vamos lá?

O que é um briefing e por que ele é importante?

Muito provavelmente você já sabe, mas será que está fazendo corretamente? Briefing é uma palavra inglesa que significa “resumo” em português. Trata-se de um conjunto de informações condensadas em um documento para o desenvolvimento de um trabalho.

O briefing serve como o roteiro de ação para o encontro da solução que o cliente procura. Nele, mapeia-se o problema e, a partir disso, as melhores soluções e ideias são buscadas. Nesse documento, são descritos os objetivos, as oportunidades, e os recursos para atingi-las.

Um briefing bem elaborado é fundamental para o planejamento de todas as etapas do projeto de acordo com as necessidades do cliente e consequente condução do trabalho livre de distorções e más interpretações. Além disso, permite informações necessárias à inspiração e produtividade da equipe da agência.

Para ser mais assertivo, é ideal que a entrevista com o cliente seja realizada em reunião pessoalmente ou por algum meio virtual. Assim, é possível entender melhor o que ele deseja e propor alternativas adequadas, uma vez que apenas o preenchimento do documento por parte do cliente, por exemplo, pode gerar ruídos e não atingir o objetivo proposto. Mas isso explicaremos com mais detalhes a seguir.

O que não pode faltar em um briefing

Primeiro, vamos aos itens essenciais deste documento:

• Objetivo: criar um site? Fazer um blog? Uma arte de um convite? Descreva os objetivos do cliente em relação ao investimento que está sendo realizado por ele;
• Escopo: o projeto é simples ou robusto? Até onde vai o trabalho da sua agência dentro dos objetivos do projeto? Claro que, traçando o objetivo, você terá essa resposta automaticamente, mas quanto mais informações você tiver, melhor;
• Prazos: esse é o fator mais delicado, porque, na maioria das vezes, os clientes não têm ideia dos processos, profissionais e consequentes prazos que envolvem um trabalho. Seja transparente sobre o tempo necessário para desenvolver o produto solicitado;
• Orçamento: pode parecer esquisito tocar nesse assunto antes mesmo de fechar uma proposta comercial. Portanto, saiba que este item é fator decisivo para todas as outras questões, pois, sabendo o orçamento disponível pelo cliente, as chances de você cobrar algo de acordo com as expectativas dele e dentro das suas possibilidades é extremamente maior. Deixe isso claro para ele;
• Público-alvo: entenda para quem o projeto será destinado. Seja bastante minucioso nesse aspecto, e faça todas as perguntas necessárias. Saber com quem se está comunicando é ponto-chave para desenvolver o conceito global do trabalho em questão;
• Materiais de referência: pergunte ao seu cliente se ele possui fôlderes, logotipo, fotos ou outros materiais que possam auxiliar o seu design. Essas referências são valiosas para entender melhor o perfil do cliente e o que ele deseja;
• Estilo geral e objeções: claro que todos os itens anteriores são importantes, mas esses dois certamente fazem toda a diferença. Pergunte ao seu cliente o estilo pretendido: clean, moderno, vintage, dentre outros. Se for texto, qual o estilo de linguagem? Clássico, coloquial, com jargões? Não se esqueça de listar todas as objeções, ou seja, o que ele não quer de jeito algum. Essa é a melhor forma de diminuir as chances de desagradá-lo completamente.

Com todos os pontos definidos, você já sai ganhando em tempo e recursos. Mas o trabalho não para por aí e nem se resume a isso. Você precisa realmente aprender como colocar o briefing em prática.

Como fazer um briefing infalível

Já falamos sobre a importância de realizar a entrevista pessoalmente, pois assim é possível tirar dúvidas na hora, medir o nível de entusiasmo e desânimo do cliente diante de algumas ideias e garantir menor ruído possível nessa comunicação.

• Primeiro: escolha a pessoa certa para recebê-lo. De nada adianta realizar o briefing com alguém que não esteja envolvido no projeto ou que não tenha papel decisivo na negociação, porque muito provavelmente não saberá fornecer as informações necessárias e nem mesmo será o responsável por aprovar o seu trabalho;
• Segundo: organize a reunião de maneira que ela seja prática e objetiva. Controle o tempo e estipule um limite para tratar cada ponto do seu roteiro;
• Terceiro: anote tudo! Tenha mais alguém com você participando da reunião, se possível, para ajudá-lo a conduzir a conversa e para não deixar passar qualquer informação. Depois, vocês ainda poderão comparar as percepções que cada um teve em relação aos pontos de vista do cliente;
• Quarto e último: a reunião não precisa ser um monólogo. Seja participativo, dê sugestões e adiante algumas informações, se necessário. Lembre-se de que você deve ser o moderador do encontro.

Agora você já tem informações suficientes para pensar no modelo de briefing e nos processos que o envolvem dentro da realidade da sua empresa. Citamos aqui algumas perguntas que não podem faltar na estrutura do seu briefing (lembrando que os questionários devem ser adaptados de acordo com cada tipo de demanda):

1. Qual é nome da empresa?
2. Qual é o site do seu negócio?
3. Qual é o seu ramo de atuação?
4. Quais são os seus maiores concorrentes?
5. Qual é o sentimento que você deseja transmitir?
6. Qual é o seu público-alvo? (idade, gênero, gostos e costumes)
7. Cores preferidas?
8. Onde o material será inserido?
9. Qual é o tom da comunicação?
10. Objetivo do projeto?
11. Escopo?
12. Prazos?
13. Orçamento disponível?
14. Materiais de referência?
15. Estilos e objeções?
16. Alguma consideração que queira acrescentar?

Realize modelos de acordo com as demandas e os segmentos de atuação das empresas que você atende. Você vai perceber que existirão perguntas diferentes para cada tipo de serviço a ser realizado. Exemplos:

• Briefing de Construção de Site;
• Briefing de Criação de Convite;
• Briefing de Campanha Online;
• Briefing de Gerenciamento de Mídias;
• Briefing de Criação de Blog.

Esqueça planilha excel, papel e caneta na hora de criar e aplicar os questionários. Existem ferramentas como Google Docs, o Survey Monkey, o Qualtrics e o Typeform.

Todos essas atendem ao objetivo de criar questionários, mas o Typeform se destaca por seu uma versão freemium intuitiva e responsiva, além de oferecer muito mais recursos que os outros. Você pode criar quantos questionários quiser, com quantas perguntas desejar e aplicar para o número de pessoas que precisar. As informações ficam arquivadas em ambiente online e podem ser facilmente acessadas.

Dessa maneira, nas reuniões presenciais, você pode apenas preencher o modelo já pronto e, quando não for possível estar pessoalmente com seu cliente, é possível enviar por e-mail.

Aposto que você vai pensar duas vezes antes de iniciar um trabalho sem o briefing. Compartilhe este artigo com sua equipe e já coloque na pauta de vocês a criação ou revisão dos briefings da agência!