Quem é da área de Marketing sabe bem que qualquer tipo de evento — principalmente mega eventos como shows musicais — demanda planejamento, organização e uma equipe heterogênea responsável pelo suporte completo ao artista, em todos os momentos do espetáculo. Essa equipe é muito conhecida como “staff”, também podendo ser nomeada como backoffice.

O backoffice é justamente a “retaguarda” (sendo, essa, a tradução da palavra) responsável por operacionalizar os processos que fazem a sua agência funcionar. Sem seu backoffice, os trabalhos, as entregas e os consequentes faturamentos não existiriam. Como não é uma área que possui contato direto com o cliente, muitas vezes não recebe o reconhecimento adequado e é até esquecida.

Saiba como o backoffice afeta a rotina da sua agência e como desenvolvê-lo.

O backoffice da agência na prática

Como você deve imaginar, fazem parte do Backoffice as pessoas envolvidas com a gestão e o desenvolvimento interno da empresa. No caso da sua agência, podemos dizer, por exemplo, que a equipe de Criação (redatores, designers, finalizadores), o setor de Mídia e o Financeiro também compõem o backoffice. Afinal, são eles que colocam a mão na massa para que os trabalhos sejam entregues e devidamente faturados.

Os fluxos de produção na sua agência precisam ser acompanhados pelos seus gestores, para que não ocorram falhas e atrasos na operação capazes de influenciar na qualidade da entrega e no nível de satisfação do cliente.

Já imaginou o que erros como falta de atenção no processo de revisão de peças de PDV podem causar, por exemplo? Ou mesmo subir anúncios online de um cliente na conta de outro, “sem querer”? O impacto é considerável, não é mesmo?

Como estruturar adequadamente o backoffice da minha agência

Primeiro, você precisa conhecer bem os processos internos da agência. Estando a par de todos os processos, trabalhe na melhoria da comunicação entre seus setores, uma vez que eles são interdependentes.

Conte com ferramentas para isso! As agências costumam utilizar o Publi, capaz de integrar todos os departamentos de maneira simples. Ainda existem ferramentas gratuitas como o Trello, que oferece recursos para organizar as tarefas diárias e os fluxos de trabalho.

Não se esqueça, ainda, de praticar os conhecimentos aplicados nos seus clientes. Sabemos, por exemplo, que a gestão dos clientes é um dos pontos-chave de sucesso de qualquer empresa.

Como está a sua área comercial? Você possui um sistema CRM (Customer Relationship Management) para garantir a melhor experiência em relacionamento com os clientes e os melhores resultados em vendas?

O mesmo vale quando falamos em ferramenta de automação: ela pode apoiá-lo no relacionamento com seus clientes e, até mesmo, com seu público interno.

Para garantir a eficiência dos seus profissionais e o compromisso deles em cada etapa dos trabalhos, invista em treinamentos internos, conversas de feedback e endomarketing. Estabeleça, ainda, canais de comunicação interna, para que a comunicação de toda a sua equipe se torne homogênea.

Mitigar ruídos, erros e perda de tempo e dinheiro na sua agência são desafios diários. Sabemos que não é fácil, mas é possível organizar seu backoffice a partir de simples mudanças internas. Quer saber mais sobre como gerenciar uma agência com sucesso? Fizemos conteúdos práticos para você começar implementar as melhorias hoje mesmo! Confira!