Sabemos o quanto a rotina dentro das agências pode ser intensa. Em um cenário corrido como esse, cheio de entregas urgentes e acúmulo de atividades, é comum (mas não é ideal) que algumas demandas se percam e haja atraso nos prazos.

O retorno disso pode ser bem simples: clientes insatisfeitos e perda de oportunidades de negócio. Aliás, o mesmo ocorre com freelancers que sempre estão atarefados demais e chegam a procrastinar. Está passando ou já passou por isso? Você não está sozinho.

Se você tem se perguntado como aumentar sua produtividade e, assim, melhorar o atendimento às demandas do cliente, confira algumas dicas a seguir.

Vamos lhe mostrar alguns cuidados básicos de organização que podem ser adotados no seu dia a dia e como a tecnologia pode ajudar nessa missão.

O primeiro passo para o atingir resultados: organização

Uma das definições para a palavra organização é: “a forma como se dispõe um sistema para atingir os resultados pretendidos”. Você já viu, por um acaso, uma grande corporação ou um profissional renomado sem organização na sua vida? Pois é, e nem vai ver.

A organização instiga inconscientemente e, em termos práticos, a alta produtividade. A explicação é simples: a organização atribui a sensação de que a execução de determinado trabalho é mais simples e ágil. Como começar?

Organize seu ambiente de trabalho: seja home office ou na agência, mantenha apenas os documentos impressos que você precisa (separados em pastas nomeadas), use objetos separadores para os itens de escritório (como post-it, caneta, borracha etc.) e descubra como prefere anotar suas demandas.

Controle suas demandas: gestão do tempo e de prioridades

Cada pessoa descobre um melhor jeito de organizar e registrar suas metas diárias, ou seja, os jobs a entregar. Mas antes de qualquer coisa, para responder à pergunta sobre “como aumentar minha produtividade”, você deve elencar os itens mais urgentes e colocar prazos para cada um deles. Neste sentido, vale a pena colocar na ponta do lápis:

• Os tipos de tarefas que você executa e qual a periodicidade delas;
• Os recursos que você precisa para executar tais tarefas e, assim, organizá-los de forma a agilizar a consulta e o acesso;
• Formas de visualização de andamento e conclusão de demandas (ferramentas como Trello e Asana podem ajudar muito nesse quesito);
• Checklists com base na prioridade das tarefas;
• Definições realizadas em reuniões com clientes com o intuito de mapear o que foi decidido e evitar falhas comunicacionais.

Na hora de produzir, avalie qual o tempo médio gasto na demanda. Existem ferramentas de acompanhamento de produtividade, como o Everhour e o Harvest.

Ah, e uma dica para a vida: cuidado com as reuniões improdutivas! É aquela velha história: “eu sobrevivi a uma reunião que poderia ter sido um e-mail”. Seja prático nos seus encontros presenciais ou virtuais, e sempre saia deles com um plano de ação em mãos — caso contrário, não foi produtivo.

Mãos à obra: organize suas tarefas

A tecnologia é nossa aliada — e, o melhor, democrática — e existem inúmeras ferramentas e plataformas gratuitas que podem ser suas melhores amigas na hora de aumentar sua produtividade.

Elas permitem aproveitar melhor seu tempo e se livrar da sensação agonizante da procrastinação ou de que nunca consegue fazer o que precisa:

• Google Calendar: literalmente um calendário em que você pode programar seu dia. Coloque seus compromissos pessoais e profissionais;
• Evernote: possui funcionalidades como agenda, desenho, gravação de áudio e até serviços de criação colaborativa, como o Google Docs;
• Trello: um dos mais famosos nas agências, esse software é tão querido pois permite encontrar informações facilmente, identificar o andamento de vários projetos, criar e copiar checklists e controlar prazos de forma visual junto aos membros da equipe. Vale a pena conferir;
• One Note: seu visual amigável traz recursos como fazer anotações manuscritas e convertê-las em texto digitado. As possibilidades para destacar o que é importante e expressar ideias com cores ou formas são instigantes;
• Asana: se você tem uma equipe maior, e seus setores precisam sempre estar integrados, esse app gratuito (versão desktop e mobile) é tudo que você precisa, pois, com ele, você consegue fazer listas de tarefas, bate-papos, integração com e-mail, calendário compartilhado e, ainda, uma mapeamento de processos dos fluxos de trabalho incrível;
• Google Drive: armazene arquivos na nuvem do Google, faça a gestão de pastas e crie novos artigos direto na nuvem nos formatos de documentos do word, excel e power point.

Vamos começar?

Agora não tem mais desculpas para não entregar seus jobs no prazo e aproveitar seu tempo para conquistar ainda mais seu cliente, assim como novos trabalhos!

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