Já parou para pensar em quanto dinheiro e tempo você perde com cada retrabalho surgindo na sua agência? Posts, campanhas, sites e outros jobs refeitos implicam em desperdício e estresse. Falando em improdutividade, reflita: quantas reuniões você realizou neste mês foram realmente produtivas?

O planejamento operacional trata do planejamento de todas as atividades e recursos que englobam o funcionamento da agência. Quais são as fases e técnicas aplicadas em cada serviço para que haja o devido atendimento ao cliente dentro das soluções de marketing ofertadas?

Mais além: quais são os gaps presentes nos processos cotidianos da sua agência que impactam no seu faturamento e, até mesmo, na motivação dos seus funcionários? Descubra agora mesmo.

Planejamento operacional: o que é e por que é necessário na agência

Sabe os processos que estão somente na sua cabeça? Exemplo: entra um job novo na agência! O Atendimento realiza o briefing, que vai para a Criação, a Criação desenvolve o trabalho (envolvendo profissionais como redator, analista de mídia e designer) e o Atendimento envia para aprovação do cliente.

Parece simples, não é mesmo? Mas quem vivencia a rotina da agência sabe que não é bem assim. Muitas vezes o cliente não sabe o que quer, o Atendimento realiza um briefing e a Criação o interpreta erroneamente, o cliente pede para refazer toda a campanha, mesmo sem argumentos pertinentes e as “refações” são recorrentes.

Sabe o que isso significa? Falta de planejamento operacional, ou seja, a definição das atividades da agência e dos seus respectivos responsáveis. O planejamento operacional é um dos três tipos de planejamento — são eles, estratégico, tático e operacional —, e seu intuito é fazer com que as atividades operacionais da empresa se realizem assertivamente e com fluidez para, assim, conquistar o melhor resultado no menor período de tempo possível.

Como estruturar o planejamento operacional na minha agência?

Para trazer maior desenvoltura e dinamismo aos seus processos práticos, você precisa elencar:

• Procedimentos internos. Exemplos: entrada de cliente novo na agência, desenvolvimento de campanhas, propostas comerciais, trâmites do Financeiro (faturamento dos jobs);
• Como são realizadas as tarefas: quais são as sequências de cada uma? Quem são os envolvidos?;
• Recursos utilizados: ferramentas, transportes, tecnologias, recursos humanos (profissionais), estruturas físicas (salas de reunião e outros ambientes);
• Orçamento envolvido: você precisa saber qual é o orçamento de um departamento dentro de um período de tempo ou mesmo o orçamento para execução de determinadas atividades (desde um trabalho pontual a um plano de relacionamento com o cliente, por exemplo);
• Regras e regulamentos: toda empresa possui seus códigos de conduta e processos a serem seguidos. Como a equipe deve se comportar perante o cliente? Quais ferramentas, documentos e ações são indispensáveis para a execução das atividades práticas?;
• Programas: o nome já diz: “programar”. Determine quais serão os cronogramas de cada ação, ou seja, em quanto tempo elas devem ser realizadas.

O que você ganha com o planejamento operacional? Mais do que você pode imaginar. Com ele, é possível mitigar erros e consequentes refações, otimizar tempo, aumentar a praticidade, prever riscos financeiros e de imagem da sua agência. Sua equipe se tornará mais motivada e as chances de alcançar o sucesso com o cliente serão maiores.