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Previsão de demanda: como planejar a gestão de serviços

12 de novembro de 2018


Cuidar da gestão da agência é prioridade para quem precisa melhorar a rentabilidade dos seus negócios. A previsão de demanda deve ser uma das atividades que podem garantir mais segurança na tomada de decisões.

Existem diversas metodologias que podem ser implementadas com sucesso, porém, antes da execução, é importante entender as vantagens obtidas. Uma delas é justamente o aumento da competitividade da agência.

Quanto mais assertivo for o trabalho, mais promissores serão os resultados em termos de faturamento. Afinal, com uma estrutura bem dimensionada, fica bem mais fácil ter estratégias mais competitivas.

Interessado em aprender mais sobre isso? Confira as informações que separamos sobre previsão de demanda e como ela pode ser aplicada na prestação de serviços da agência.

O que é previsão de demanda?

De forma simplificada, podemos definir previsão de demanda como uma projeção sobre as oportunidades que existem para determinado negócio. No dia a dia, o objetivo é que essas informações sejam usadas para orientar o processo de tomada de decisão.

No caso da prestação de serviços, o desafio é conseguir avaliar, da melhor forma possível, a capacidade produtiva da equipe e, com base nisso, dimensionar adequadamente a estrutura.

Para uma agência, esta é uma questão fundamental: como aumentar o nível de faturamento sem alterar aumentar os custos da operação?

Não é simples obter o equilíbrio, uma vez que o crescimento na carteira de clientes, por exemplo, pode demandar contratações adicionais e, muitas vezes, até a necessidade de alteração da estrutura física do negócio. O resultado? As despesas podem subir de maneira desproporcional.

Quais metodologias podem ser usadas?

Para evitar problemas na gestão financeira, o ideal é organizar o planejamento estratégico da agência com base na previsão de demanda. Assim, é possível se antecipar às necessidades do mercado, preparando melhor a operação para atendê-las.

Via de regra, o cálculo é feito a partir de pesquisas qualitativas e quantitativas. No primeiro caso, a indicação é para demandas de curto prazo. Geralmente o melhor caminho é aplicar um questionário para determinado grupo, entendendo suas necessidades mais urgentes.

Funciona, também, captar informações obtidas pela área comercial e por meio da análise dos históricos de atendimento.

A pesquisa quantitativa, por sua vez, é empregada com maior frequência quando precisamos de projeções para longo prazo. O grau de confiabilidade é mais alto, porém, como a proposta é trabalhar com dados estatísticos, o ideal é ter o apoio de profissionais especializados.

Como fazer previsão de demanda para agências?

Pensando na aplicação prática dessa metodologia para as agências, é importante tomar alguns cuidados, como:

  •       trabalhar com metas objetivas e que possam ser quantificadas. Assim, estabeleça bem o segmento e o público-alvo das projeções.
  •       defina o tipo de metodologia que será empregada para o cálculo. Para essa situação funcionam melhor as pesquisas quali ou as quantitativas?
  •       organize a coleta dos dados, tendo em vista que o registro e o processamento adequados vão ser fundamentais para que as informações possam ser transformadas em conhecimento efetivo.

Para que o resultado do processo seja bem-sucedido, tenha em mente que o ideal é trabalhar com prazos mais curtos (para minimizar o risco de falhas). Além disso, inclua no projeto formas de avaliação do resultado.

A conta é básica: é preciso analisar a diferença entre a previsão e a demanda final para certificar-se de que a metodologia funcionou.

Quais as vantagens para a agência?

Refletindo sobre os benefícios de fazer o seu planejamento com base num estudo de previsão de demanda, o principal é o dimensionamento adequado da estrutura.

Sabemos que desequilíbrios nessa área são prejudiciais. Se tenho uma capacidade produtiva excedente, provavelmente terei dificuldades para lidar com as despesas. Afinal, esse setor não tem margens de lucro muito altas.

Por outro lado, se a equipe está sobrecarregada, são enormes as chances de insucesso. Se a entrega da agência não é boa, os resultados seguem na mesma linha.

Pensando no médio e longo prazos, previsão de demanda pode ajudar bastante nas análises sobre potencial de mercado. A ideia é que a agência consiga antecipar-se às exigências dos clientes, avaliando melhor as frentes que precisam ser mais bem exploradas. Numa aplicação prática, é possível avaliar com mais precisão, por exemplo, as oportunidades no segmento de marketing digital.

Como se pode deduzir, ao atuar com metodologias mais precisas nessa área a agência consegue orientar seus esforços para os projetos mais rentáveis. Essa é a proposta que está por trás da previsão de demanda: obter mais consistência para desenvolver estratégias que sustem o crescimento do negócio!

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