Olha, vamos confessar: nem todo mundo tem o dom da organização, não é mesmo? E há vários estudos que justificam a desordem das pessoas. Você já deve ter lido por aí algo do tipo: “Pessoas criativas são desorganizadas” ou “Pessoas inteligentes costumam não ter organização”, mas não podemos negar que a organização é necessária, principalmente no trabalho.

Em uma agência, então, nem se fala! É necessário ter disciplina para atender com qualidade os clientes, potencializar os resultados e estar à frente da concorrência. Existem tantos recursos disponíveis para manter a organização no dia a dia, que não há espaço para desculpas! E o principal deles é o checklist, tão disseminado atualmente pelo marketing de conteúdo.

Vamos te ensinar a usar o checklist nas demandas da agência e até mesmo como produto para seus clientes.

Checklist: como organizar as tarefas e metas da agência

Tem coisa mais chata do que retrabalho? O checklist te ajuda a ser mais produtivo, porque poupa seu tempo e diminui a margem de erro. Você vai economizar seus recursos com o uso dessa ferramenta para os principais processos da sua agência.

Primeiro, faça um levantamento de quais são. Aqui vão algumas sugestões:

• Setup de Campanhas;
• Disparo de Newsletter;
• Lançamento de e-book;
• Configuração de Tools;
• Campanha de Google Adwords;
• Criação de site;
• Entrada de novo funcionário na agência;
• Compra de novo computador;
• SEO Site Clinic;
• Disparo de e-mail marketing.

A partir disso, você poderá definir metas realistas e alcançar pequenas conquistas a partir de prazos curtos e resultados mensuráveis.

Onde e como fazer checklist

A estrutura do checklist é simples: um título identificando o trabalho e as tarefas diluídas abaixo. É como um passo a passo. Veja um exemplo:

Viagem para a Europa

[ x ] Conferir passaporte

[   ] Comprar passagem

[   ] Definir roteiros

[   ] Fazer mala

[ x ] Comprar roupas de frio

Você pode utilizar a tecnologia a seu favor. Existem diversos aplicativos, que você pode acessar até mesmo do seu celular. Conheça as mais utilizadas:

• Google Keep: é o bloco de notas do Google. Além de ter a versão mobile, também tem a versão Web;
• Google Drive: o app de planilha do Google pode ser utilizado de diversas maneiras, incluindo gerenciar o passo a passo das tarefas;
• Evernote: possui funcionalidades como agenda, desenho, gravação de áudio e até serviços de criação colaborativa, como o Google Docs;
• Trello: um dos mais famosos nas agências, esse software é tão querido pois permite encontrar informações facilmente, identificar o andamento de vários projetos, criar e copiar checklists e controlar prazos de forma visual. Vale a pena conferir;
• One Note: seu visual amigável traz recursos como fazer anotações manuscritas e convertê-las em texto digitado. As possibilidades para destacar o que é importante e expressar ideias com cores ou formas são instigantes.

Checklist como material rico para os clientes

Os e-books e infográficos são materiais ricos muito produzidos pelas agências, mas os checklists estão conquistando o coração dos usuários, pois são práticos, educativos e diretos.

Você pode criar um checklist para ensinar os usuários a utilizarem um produto ou a realizarem um processo do seu interesse. Alguns exemplos:

• Checklist para lançamento de e-book;
• Checklist para fazer a sobrancelha;
• Checklist para a sua viagem para o exterior.

As possibilidades são muitas com essa ferramenta. Comece a usar e colher os resultados a pequeno prazo!