Organizando Arquivos e Usando Nomenclaturas no Lead Gen & CRM

Última atualização: 11 de novembro de 2024

Conteúdo do Artigo

Práticas de Organização
Convenções de Nomes
Metadados de Conteúdo
Colocando Tudo Junto

Usuários:

Administradores	✓
Gerentes de Empresa	✓
Gerentes de Marketing	✓
Gerentes de Vendas
Vendedores
Vendedores Jr.

Práticas de Organização

A organização é uma necessidade absoluta para manter os arquivos gerenciáveis. Embora seja melhor começar a organizar seus arquivos e conteúdo quando você começa a usar o Lead Gen & CRM, nunca é um mau momento para começar a arrumar. A Constant Contact recomenda o seguinte:

Pastas

Pastas são o principal sistema organizacional dentro do Lead Gen & CRM. Ao selecionar um item para classificar em uma pasta, você é solicitado a criar uma nova pasta ou selecionar uma pasta existente. As pastas são usadas com as seguintes funcionalidades do aplicativo:

Funcionalidade		Uso
Grupos de Ação		Usado para agrupar grupos de ação semelhantes juntos.
E-mails		Mantém os e-mails juntos. Os e-mails podem ser agrupados com base no tipo de e-mail que são, no que fazem ou para que foram feitos.
Landing Pages		Ao criar uma landing page, a página principal pode precisar de páginas satélites para fins de link ou conteúdo. As pastas mantêm todas as páginas de uma landing page juntas.
Listas		Usado para manter listas semelhantes agrupadas.
Workflows Visuais		Grupos de ação semelhantes podem ser mantidos em pastas específicas.

Categorias

Categorias são usadas de maneira diferente em todo o Lead Gen & CRM. Considere os seguintes usos de categorias:

Funcionalidade		Uso
Blogs		Categorias são essenciais para o funcionamento dos blogs. Cada artigo de blog escrito é atribuído a uma categoria. Cada página de destino do blog é atribuída a uma categoria. Os artigos são exibidos na página de destino atribuída.
Campos Personalizados		Embora não seja obrigatório, categorizar campos personalizados os organiza dentro do Gerenciador de Campos Personalizados. Isso também espelha a organização dentro do Registro de Contato individual de um contato.

A organização não termina com a movimentação de arquivos para pastas. Organizar e padronizar práticas para nomear arquivos, campanhas e semelhantes faz muito do mesmo para como você organiza conteúdo fora do Lead Gen & CRM.

Nomenclatura

Convenções de nomes são palavras, frases ou abreviações que são padronizadas para servir como um nome para algo. As convenções de nomes e seus padrões individuais dependem de quem as desenvolve, mantém e utiliza. Isso ocorre porque cada agência e cliente têm necessidades diferentes.

Desenvolvimento

Ao desenvolver suas próprias nomenclaturas internas, considere o seguinte:

Certifique-se de documentar tudo. Mesmo que as nomenclaturas mudem ao longo do tempo, ter uma lista mestre de nomenclatuas e padrões permite que você se refira a elas a qualquer momento. Manter essa documentação atualizada também é importante, pois novas nomenclaturas podem ser necessárias.
As nomenclaturas devem ser fáceis de entender para você, seus usuários e seu público. Se a nomenclatura for excessivamente técnica, um termo confuso ou aleatoriamente associado ao que deveria representar, será mais problema do que vale a pena. Manter as coisas simples é o melhor.
As nomenclaturas devem ser o mais curtas possível, enquanto também são o mais específicas possível. Pode haver momentos em que um termo longo seja necessário, mas, em geral, mantenha as nomenclaturas em uma frase curta ou abreviação. As nomenclaturas também devem referenciar diretamente o que representam.
As nomenclaturas só são bem-sucedidas se usadas consistentemente. A nomenclatura é inútil se nunca for usada ou usada com várias variações. É importante manter uma única nomenclatura para um termo e continuar usando-a.
As nomenclaturas também devem ser capazes de lidar com casos especiais onde exceções à regra devem ser feitas. Pode haver momentos em que uma nomenclatura precise ter novos itens anexados a ela ou, de outra forma, pode precisar se aplicar a outros conteúdos. A nomenclatura deve ser flexível o suficiente para acomodar variações, como FB-P e FB-M para postagens e mensagens do Facebook. No entanto, essas devem ser raras para manter a confusão e a desordem ao mínimo.
As nomenclaturas devem ser pesquisáveis e classificáveis. As nomenclatura são o que aparecerá ao pesquisar metadados e mover arquivos. Tê-las como resultados ao pesquisar ajuda a encontrar conteúdo específico.

Abreviações

Abreviações são essenciais para criar nomes curtos e específicos. Abreviações podem transformar uma frase longa em um termo curto que é muito mais fácil de lembrar. Alguns exemplos de abreviações para conteúdo e terminologia de marketing do Lead Gen & CRM incluem, mas não se limitam a:

Conteúdo	Definição	Terminologia	Definição
GA	Grupos de Ação	TDF	Topo do Funil
DL	Downloads	MDF	Meio do Funil
EJ	Jobs de Email	FNF	Fundo do Funil
EM	Emails	CTA	Chamada para Ação
ER	Relatórios de Email	MQL	Lead Qualificado de Marketing
FM	Formulários	SQL	Lead Qualificado de Vendas
IMG	Imagens	B2B	Business-to-Business
LP	Landing Page	B2C	Business-to-Customer

Esses são exemplos. Você pode querer usar suas próprias abreviações para vários itens, conteúdos e terminologia que dizem respeito especificamente ao seu negócio. Ao criar abreviações, mantenha-as curtas, simples e fáceis de lembrar.

Metadados de Conteúdo

Metadados são dados que descrevem outros dados. Metadados também podem ser usados como terminologia que descreve suas informações. Ao organizar conteúdo, primeiro identifique todos os parâmetros que podem ser usados para identificar um item. Separe duas peças de conteúdo uma da outra e decida quais são opcionais. Dependendo do caso, os identificadores podem ser:

Tipos de conteúdo
Campanhas
Eventos, itens ou atividades em uma campanha
Datas ou um intervalo de datas
Idioma
Controle de versão

Comece primeiro com as informações mais gerais. A partir daí, comece a determinar os detalhes e como o conteúdo exibirá suas informações. Considere a seguinte imagem como exemplo:

IG Banner City Triathlon 6-25 ENG V1-3

Quando dividido em suas partes básicas, o conteúdo segue a seguinte estrutura:

Há um significado na estrutura dos metadados. Ela é dividida da seguinte forma:

Metadados		Descrição
Tipo de Conteúdo		O que o conteúdo realmente é.
Campanha		A campanha à qual o conteúdo é atribuído.
Foco		O evento, atividade ou item principal atribuído ao conteúdo.
Data		A data em que a campanha está ocorrendo ou o conteúdo foi carregado.
Idioma		O idioma para o qual o conteúdo ou campanha é destinado.
Versão		A versão do conteúdo que é diferente da original.

Salvar metadados nesse tipo de estrutura permite muitas maneiras diferentes de recuperar o arquivo ao pesquisar ou indexar. Embora sua estrutura individual possa variar e detalhar diferentes aspectos de algo, manter uma hierarquia informacional semelhante manterá as coisas padronizadas.

Colocando Tudo Junto

Ao usar metadados, é importante manter a estrutura direta e simples o suficiente para buscas gerais. Existem muitas maneiras de fazer isso—e você pode não precisar usar toda a formatação de metadados disponível. Considere as seguintes nomenclaturas de metadados:

Automações

AG TFU EM Drip 2018 V01
Grupo de Ação | Campanha de Drip | Email | 2018 | Versão Um
A primeira versão (V01) de um grupo de ação (AG) que foi usado para uma campanha de email (EM) drip inicial feita em 2018.
VW FB Winter 2018 MFU MQL V03
Fluxo de Trabalho Visual | Campanha do Facebook | Nutrição de Leads Abertos | Inverno 2018 | Versão Três
A terceira versão (V03) de um workflow visual (VW) para nutrir (MFU) leads abertos (MQL) em uma campanha de anúncio paga do Facebook (FB) durante o inverno de 2018.
VW User Notice FM Demo Req
Workflow Visual | Solicitação de Demonstração | Formulário
Um workflow visual (VW) alertando os usuários do Lead Gen & CRM sobre leads gerados a partir de um formulário de Solicitação de Demonstração (FM).

Campanhas

SM FB General
Mídia Social | Facebook | Postagens
Uma campanha para postagens gerais de mídia social (SM) no Facebook (FB).
SM FB AD Winter 11/2018–3/2019
Mídia Social | Facebook | Anúncio | Novembro 2018–Março 2019
Uma campanha de mídia social (SM) de inverno para um anúncio pago no Facebook (FB) (AD) que vai de novembro de 2018 a março de 2019.
TS KY SHRM 10/2018 BC/List
Feira de Negócios | Kentucky | Cartões e Listas | Outubro 2018
Uma campanha para os leads adicionados a partir de cartões de visita e/ou a lista de participantes fornecida pelos organizadores da feira de negócios da Society for Human Resource Management (SHRM) (TS) em Kentucky (KY) em outubro de 2018.

E-mails

EM TFU Drip 1, EM TFU Drip 2, EM TFU Drip 3
Email | Campanha de Drip | Geração de Leads
Os três emails drip (EM) para leads do Topo do Funil (TFU).
EM FB Responder
Email | Facebook | Resposta Automática
O email (EM) de resposta quando um lead é adicionado à campanha geral do Facebook (FB).

Arquivos

WP SEO Forecasts 2019 B2C PDF ENG Final
White Paper | Previsão | Arquivo .PDF | 2019 | Inglês | Versão Final
A versão final de um arquivo .PDF de um white paper (WP) sobre previsões para 2019 referente à otimização para motores de busca (SEO) escrito para comunicação business-to-customer (B2C). Escrito em inglês (ENG).
LP TW TY ENG 2018-10-5
Página de Destino | Twitter | Página de Agradecimento | Outubro 2018 | Inglês
Uma página de agradecimento (TY) de destino (LP) para cliques do Twitter feitos em 5 de outubro de 2018. Escrito em inglês (ENG).
IG CTA More Information FM PNG
Arquivo de Imagem | Chamada para Ação | Formulário
Uma imagem .PNG (IG) para um botão de chamada para ação (CTA) que leva a um formulário de Mais Informações (FM).
IG Logos PNG ZIP
Arquivo de Imagem | Empresa | Arquivo .ZIP
Um arquivo .ZIP dos logotipos da sua empresa em formato .PNG.

Funcionalidade		Uso
Campanhas		Tags de grupo permitem a classificação e filtragem de campanhas para organização e relatórios.
Contatos		Tags no nível de lead são usadas dentro da automação como gatilhos e filtros. Isso permite automação que pode existir fora dos gatilhos típicos.
E-mails		Tags de e-mail podem ser usadas para agrupar e-mails para relatórios.
Listas		Tags em listas permitem uma organização adicional além das pastas. Você pode agrupar listas semelhantes ou criar segmentação especializada com base em tags. Dentro da automação, leads podem ser adicionados e removidos de várias listas que compartilham uma tag em uma única ação.