Entendendo a Reputação de Email

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Reputação e Entregabilidade

A reputação e a entregabilidade estão interligadas. Garantir que seu email seja entregue para o destinatário ler é essencial. Esta é a parte mais crucial e mal compreendida do processo geral de envio de emails, e problemas de entrega podem parar até mesmo a melhor campanha antes que ela possa realmente começar.

A reputação de email provém de duas fontes distintas: a reputação do protocolo de internet (IP) e a reputação do domínio. Após passar por essas duas métricas iniciais, os provedores de serviços de internet (ISPs) têm suas próprias métricas com as quais avaliam o conteúdo e decidem se ele deve ou não ser entregue na caixa de entrada. Finalmente, existem métricas de engajamento personalizadas que influenciam se o email vai para a caixa de entrada ou para a pasta de spam, com base em como os destinatários interagiram com emails semelhantes no passado. O impacto dessas métricas é mantido em segredo intencionalmente para impedir que spammers manipulem o sistema, mas seguir as melhores práticas e entender cada etapa ajudará a garantir o sucesso de suas campanhas.
 

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Reputação de IP e Domínio

Quando você envia um email do Lead Gen & CRM, a mensagem é transmitida através de um endereço IP compartilhado. Os ISPs analisam a reputação dos endereços IP observando a quantidade de tráfego que passa por esse IP, bem como a quantidade de chamado tráfego ruim que é enviado por eles. A equipe de Compliance do Lead Gen & CRM trabalha incansavelmente para impor as melhores práticas e monitorar os endereços IP associados para garantir sua saúde e maximizar a entrega. Além disso, a equipe de Compliance do Lead Gen & CRM monitora a saúde dos pools de IP, pois eles são afetados por todos os remetentes que compartilham esses pools.

Métricas que afetam a reputação de IP também afetam a reputação do domínio do remetente específico. Historicamente, spammers conseguiam simplesmente enviar emails de um determinado IP até que esse IP alcançasse uma reputação inutilizável, e então mudavam de IP para ter um novo começo. Agora, os ISPs rastreiam a reputação por IP e domínio, de modo que remetentes com uma má reputação de domínio experimentarão taxas de entrega abaixo do esperado, independentemente dos endereços IP que utilizam.

Esse aspecto da reputação significa que você tem um interesse direto na qualidade de seus envios. Ao seguir as melhores práticas de email, você garante não apenas a saúde dos pools de IP do Lead Gen & CRM, mas também a saúde a longo prazo do seu domínio.
 

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Sobre Armadilhas de Spam

Os ISPs criam armadilhas de spam, que são endereços de email que são novos ou reciclados de contas de email antigas e não utilizadas que não se inscrevem para receber emails. As armadilhas de spam são uma maneira essencial que os ISPs rastreiam a reputação de IP e domínio. As melhores práticas de email ditam que as listas de destinatários devem incluir pessoas que optaram por receber seus emails e validaram seus endereços.

Quando alguém envia um email para um desses endereços de armadilha de spam, o ISP sabe que o remetente encontrou o endereço de email por meio de práticas duvidosas. Isso pode incluir compra de listas, coleta de sites para endereços de email, ou até mesmo reutilização de listas antigas e desatualizadas que foram mantidas de forma inadequada. Cada armadilha de spam que é ativada afeta a reputação de IP e domínio do remetente. Não apenas os ISPs criam e mantêm essas armadilhas de spam, mas listas de bloqueio de terceiros também monitoram suas próprias armadilhas de spam. Se essas armadilhas de spam forem ativadas, o IP pode ser colocado em uma lista de bloqueio e tornado público para que ISPs e firewalls de email filtrem IPs conhecidos por enviar spam.

Ativar essas armadilhas de spam afeta sua reputação, assim como a reputação dos outros remetentes em seu pool compartilhado. Essa é uma das muitas razões pelas quais o Lead Gen & CRM não permite o uso de listas compradas. O Lead Gen & CRM incentiva a limpeza de listas e políticas de descontinuação para manter os pools o mais limpos possível. Novamente, a equipe de Compliance do Lead Gen & CRM monitora de perto as ativações de armadilhas e responde rapidamente a esses problemas.
 

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Filtragem de Destinatários e ISPs

Após passar pelo teste preliminar de envio de um IP e domínio aceitáveis, caixas de entrada individuais inspecionarão o email e aplicarão suas próprias configurações. Neste estágio, a caixa de entrada escaneará o conteúdo do email e decidirá se deve ser aceito, rejeitado ou filtrado como spam. Os detalhes de como o email é avaliado são mantidos em segredo pelos ISPs, mas existem algumas diretrizes gerais a serem seguidas para minimizar essa filtragem:

• Mantenha seu HTML bem codificado.
   
• Garanta que você tenha uma baixa proporção de imagem para texto em seu email. 80% texto para 20% imagens é considerado o padrão.
   
• Revise o vocabulário do seu email para que seja conversacional e educativo, em vez de direcionado a vendas.
   
• Evite adições suspeitas ou de spam ao seu email, como pontos de exclamação ou letras todas maiúsculas.
   
• Verifique se os links do seu email não estão em listas de bloqueio de nenhum dos principais bloqueios. Ferramentas como MXToolBox podem ajudar nisso.
   
• Confirme que você tem SPF e DKIM configurados corretamente para autenticar seus emails.

Vale também notar que seu destinatário pode ter filtros de várias rigorosidades. Por exemplo, algumas organizações governamentais bloquearão todos os envios que não sejam de um conjunto de IPs autorizados. Outras organizações bloquearão qualquer email que seja rotulado como envio em massa e o rejeitarão ou filtrarão diretamente para uma caixa de spam. Pode ser útil revisar seus retornos para identificar empresas ou domínios que podem ter esses filtros rigorosos em vigor.
 

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Filtros de Engajamento

Além de filtrar emails com base em conteúdo ruim ou histórico de envios ruins, o engajamento desempenha um papel importante em como os emails são entregues na caixa de entrada. Se um destinatário ficou um período sem abrir seus emails, a caixa de entrada dele pode começar a colocá-los como spam, embora o email em si não tenha acionado nenhum dos problemas acima.

Lembre-se, como remetente, você tem muito pouco conhecimento sobre o que acontece na caixa de entrada assim que seu email chega. Você sabe se ele foi aberto, mas não sabe por quanto tempo o destinatário manteve o email aberto. Você não saberá se ele rolou até o final. Você não saberá se ele deletou o email ou marcou o email como spam logo após abrir. Os ISPs, especificamente o Gmail, usam todas essas métricas para rastrear como os indivíduos estão interagindo com seus emails para avaliá-los quanto à possibilidade de serem spam ou se o destinatário deseja receber futuros emails.

Por essa razão, é muito importante manter suas listas atualizadas. Considere implementar uma política de descontinuação. Uma política de descontinuação determina após quantas tentativas de engajamento sem interação um remetente se torna considerado como não inscrito. Ao continuar enviando para partes desinteressadas, você corre o risco de desagradar a caixa de entrada do destinatário, considerando esses emails como spam em potencial—ou até mesmo ter esse endereço de email transformado em uma armadilha de spam, que você continua a ativar, prejudicando ainda mais sua reputação.

O marketing por email é o ponto central de qualquer estratégia de marketing de conteúdo, mas um email que acaba na pasta de spam de um destinatário pode resultar na perda de um potencial lead.

As taxas de spam, retorno e cancelamento de inscrição precisam estar dentro de uma faixa aceitável. No máximo, sua taxa de spam não deve exceder 0,1%. Dependendo do ISP, qualquer coisa acima da taxa aceitável terá consequências. A taxa de retorno deve ser inferior a 1%. A taxa de cancelamento de inscrição deve ser inferior a 1%.