Visão Geral da Sincronização de Email

Como o SMTP Funciona

Ao enviar Smart Mail, o SMTP é a metade do processo que envia e-mails de saída para um servidor de e-mail. POP e IMAP são a outra metade do processo que recupera e-mails de um servidor de e-mail.

Para o SMTP, o servidor de e-mail fará o seguinte:

• Determinar se um remetente de e-mail tem a autoridade ou o direito de enviar e-mails de saída
• Enviar o e-mail de saída solicitado, se possível
• Retornar e-mails não entregues ao remetente

Os servidores de e-mail SMTP dividem os endereços de e-mail em duas partes: o ID do destinatário e o nome de domínio. Em um endereço de e-mail, o ID do destinatário é o nome de alias identificador que vem antes do símbolo @. O nome de domínio é o domínio do provedor de e-mail, e vem após o símbolo @.

Considere o seguinte endereço de e-mail: emailuser2000@awesomemail.com. Neste endereço de e-mail, emailuser2000 é o ID do destinatário, e awesomemail.com é o nome de domínio.

Ao enviar Smart Mail, um servidor de e-mail SMTP tentará localizar o servidor de e-mail de destino que compartilha o nome de domínio do e-mail (o e-mail que você sincronizou).

Por exemplo, se você estiver enviando um e-mail para emailuser2000@awesomemail.com, então o servidor SMTP localizará o servidor de e-mail awesomemail.com e enviará o e-mail para lá. Para fazer isso no Lead Gen & CRM, você primeiro terá que configurar Mail Sync.

Limitações do SMTP

Embora o processo de envio via SMTP seja em grande parte o mesmo entre diferentes provedores de e-mail, a quantidade de e-mails que pode ser enviada — assim como outros recursos disponíveis — pode variar substancialmente. Essas limitações geralmente se apresentam na forma de uma cota para limites de envio de uma forma ou de outra. Esses limites podem incluir:

• O número máximo de destinatários que podem ser definidos para receber um e-mail
• O tamanho total do arquivo de um e-mail
• Quantos e-mails podem ser enviados em uma taxa diária ou horária

Uma vez que essas cotas sejam excedidas, você não poderá enviar e-mails até que essa cota seja redefinida. É importante entender que essas limitações são salvaguardas e têm como objetivo limitar o número de e-mails enviados através de servidores SMTP. Essas salvaguardas estão em vigor para proteger sua reputação de remetente de e-mail. Como sempre, enviar muitos e-mails pode fazer com que você pareça estar enviando e-mails de spam ou abusando de suas permissões de envio.

Os principais provedores de e-mail têm diferentes limitações de SMTP para o envio de e-mails. Esteja ciente de que essas limitações estão constantemente mudando e que as informações a seguir podem estar desatualizadas. Para mais informações, consulte a política de SMTP do seu provedor de e-mail.

AOL		Gmail		Hotmail
Máximo de 100 destinatários (por e-mail)		Máximo de 100 e-mails (máximo diário)		Máximo de 100 e-mails (máximo diário)
Máximo de 500 destinatários (por conexão)		Máximo de 500 destinatários (por conexão)		Máximo de 100 destinatários (por conexão)
Limite de tamanho de 16MB (por e-mail)		Limite de tamanho de 10MB (por e-mail)		Limite de tamanho de 25MB (por e-mail)

Office365		Outlook		Yahoo!
Máximo de 10.000 destinatários (limite diário)		Máximo de 300 e-mails (máximo diário)		Máximo de 500 e-mails (máximo diário)
Máximo de 500 destinatários (por conexão)		Máximo de 100 destinatários (por e-mail)		Máximo de 100 destinatários (por e-mail)
Limite de tamanho de 25MB–150MB (por e-mail, varia de acordo com a licença)		Limite de tamanho de 50MB (por e-mail)		Limite de tamanho de 25MB (por e-mail)

Entendendo a Sincronização de Email

Quando a Sincronização de E-mail está habilitada, o recurso verifica a caixa de entrada/saída do cliente habilitado e encontra correspondências para os endereços de e-mail atualmente no Lead Gen & CRM. Todas as conversas serão puxadas no momento da configuração.

Se um lead existir no Lead Gen & CRM, e a sincronização estiver habilitada, e-mails históricos entre você e esse lead serão puxados, desde que haja e-mails para esse lead na pasta Enviados do seu e-mail. Se você habilitar a sincronização e depois adicionar um lead, nenhum e-mail histórico entre você e esse lead será puxado. Nesse caso, apenas todos os e-mails futuros aparecerão na Vida do Lead.

Nota: Sua pasta principal de entrada e a pasta de saída serão sincronizadas, no entanto, subpastas não serão.

Uma vez que um usuário tenha uma caixa de correio sincronizada, qualquer Smart Mail será enviado através de sua caixa de correio sincronizada. Isso permite uma melhor entrega de e-mails e comunicação pessoal, um a um. Por exemplo, se você estiver enviando Smart Mail, e seu e-mail sincronizado for emailuser2000@gmail.com, o destinatário receberá o e-mail da sua conta sincronizada—Gmail, neste caso—e não de um domínio do Lead Gen & CRM.

Recentemente, Yahoo! e Google anunciaram que, a partir de fevereiro de 2024, eles irão apertar os requisitos sobre e-mails recebidos por seus usuários. Um desses requisitos é que todos os e-mails enviados para seus usuários devem vir de um domínio que esteja autenticado e tenha uma política DMARC publicada.

O processo de verificação de domínio (configuração DKIM e política DMARC) deve ser feito para o mesmo domínio para o qual a Sincronização de E-mail está habilitada. Por exemplo, se você configurou DKIM e publicou uma política DMARC para o domínio mywebsite.com, mas habilitou a Sincronização de E-mail para mywebsite.net, o Smart Mail enviado do seu domínio .net será devolvido quando enviado para destinatários hospedados no Gmail ou Yahoo.

Para saber mais sobre autenticação DKIM e configuração de uma política DMARC, leia Autenticando Emails: DKIM, SPF e Política DMARC.

Configuração da Sincronização de E-mail Pré-definida

Para configurar a Sincronização de E-mail e rastreamento para provedores pré-definidos, faça o seguinte:

1. Clique    Menu do Usuário > Configurações na barra de ferramentas superior.
2. Clique em Sincronização de Email, localizado sob Minha Conta no painel à esquerda.

   

3. Selecione uma das seguintes opções na janela modal que aparece:
   • Gmail
   • Microsoft
   • Personalizado
4. Insira o Nome de Usuário e a Senha para o provedor de email que você selecionou.
5. Clique em Conectar.

   

6. Clique em Fechar.

Importante: Se a senha da conta for alterada fora do Lead Gen & CRM, ela também precisará ser alterada dentro do Lead Gen & CRM. Usuários do plano Legacy SharpSpring Free CRM estão limitados a 100 emails sincronizados diariamente por usuário.

Uma vez que você salve suas configurações de conta, o Lead Gen & CRM começará imediatamente a sincronizar sua caixa de entrada. Dependendo do número de emails nela, isso pode levar algum tempo.

Uma vez que a sincronização tenha sido configurada, seus Smart Mails serão enviados do seu domínio conectado e não do Lead Gen & CRM. Por exemplo, se sua Sincronização de Email estiver configurada para Gmail, os Smart Mails enviados do Lead Gen & CRM na verdade virão do seu endereço de e-mail do Gmail.

Configurando a Sincronização de E-mail Personalizada

Lead Gen & CRM também permite que você monitore contas habilitadas para IMAP e exigirá informações para contas de envio IMAP e SMTP.

Configurando a Sincronização IMAP

Para configurar e ajustar os parâmetros IMAP personalizados para Mail Sync, faça o seguinte:

1. Clique    Menu do Usuário > Configurações na barra de ferramentas superior.
2. Clique em Mail Sync, localizado sob Minha Conta no painel esquerdo.

   

3. Selecione Personalizado.

   

4. No campo de texto Nome de Usuário, insira o endereço de e-mail que você está usando.
5. No campo de texto Senha, insira a senha da caixa de e-mail que você está usando.
6. No campo de texto Nome do Host, insira a URL do host IMAP para o provedor de e-mail que você está usando. Por exemplo: imap.sampledomain.com
7. No campo de texto Porta, insira o número da porta para o provedor de e-mail que você está usando.
8. Se necessário, clique nas seguintes caixas de seleção:
   • Usar SSL?
   • Certificado Autoassinado?
9. Clique em Próximo.

    

Configurando a Sincronização SMTP

Para configurar e ajustar os parâmetros SMTP personalizados para Mail Sync, faça o seguinte:

1. Após configurar as configurações de sincronização IMAP, role para a seção Conta de Sincronização SMTP.
2. No campo de texto Nome de Usuário, insira o endereço de e-mail que você está usando.
3. No campo de texto Senha, insira a senha da caixa de e-mail que você está usando.
4. No campo de texto Nome do Host, insira a URL do host SMTP do provedor de e-mail que você está usando. Por exemplo: smtp.sampledomain.com
5. No campo de texto Porta , insira a porta SMTP do provedor.
6. Se necessário, clique nas seguintes caixas de seleção:
   • Usar SSL?
   • Certificado Autoassinado?
7. Clique em Conectar SMTP.

   

8. Clique em Concluir.

Importante: Se a senha da conta for alterada fora do Lead Gen & CRM, ela também precisará ser alterada dentro do Lead Gen & CRM. Ao usar uma conta IMAP personalizada, certifique-se de que a conta esteja habilitada para IMAP para ser compatível com a sincronização. Além disso, confirme que suas informações de e-mail estão precisas. A falha em fazer isso pode resultar na incapacidade de integrar sua conta. Devido à forma como o GoDaddy configura seus serviços IMAP, os usuários do GoDaddy podem ter resultados inconsistentes de Mail Sync ao usar o nome do host SecureServer.net.

Nota: Para informações sobre o nome do host SMTP e parâmetros de porta do seu provedor, entre em contato com seu administrador.

Uma vez que a sincronização foi configurada, seus e-mails serão enviados de domínios diferentes do domínio do Lead Gen & CRM.

Para mais informações sobre como configurar Mail Sync com provedores que não estão predefinidos no Lead Gen & CRM, consulte Habilitando e Configurando Mail Sync para Provedores Personalizados.

Desabilitando a Sincronização de E-mail

Ao desabilitar a Sincronização de E-mail, você pode escolher manter ou remover toda a comunicação anterior. Isso significa que, se assim desejar, você pode remover todas as entradas anteriores da Sincronização de E-mail das relevantes entradas da Vida do Lead, bem como oportunidades relevantes. Para desabilitar a Sincronização de E-mail, faça o seguinte:

1. Clique    Menu do Usuário > Configurações na barra de ferramentas superior.
2. Clique em Sincronização de E-mail, localizado sob Minha Conta no painel à esquerda.
   
3. Clique em Desabilitar Sincronização.

   

4. Selecione uma das seguintes opções:
   • Manter toda a comunicação de e-mail sincronizada anteriormente
   • Remover toda a comunicação de e-mail sincronizada anteriormente
5. Uma vez que sua sincronização de e-mail tenha sido removida, você precisará inserir novas informações de sincronização para que os recursos de SMTP e outras funcionalidades de sincronização sejam habilitados.

Além disso, uma vez que você desabilite a sincronização, os administradores verão o link Sua Sincronização de E-mail não está configurada aparecer novamente na barra de ferramentas superior. Use a ferramenta de Sincronização de E-mail para re-sincronizar conforme necessário.

Validando o Status de Sincronização de E-mail

Existem muitas partes móveis na Sincronização de E-mail, então o processo pode não se conectar ou pode resultar em erro. No entanto, você pode saber se a Sincronização de E-mail foi bem-sucedida com apenas um olhar.

A página de configurações de Sincronização de E-mail fornece um registro contínuo de todos os erros recentes. A página detalha a data e a hora em que o erro ocorreu, qual foi o erro e como melhor corrigir o erro.

Clique em   Menu do Usuário > Configurações > Sincronização de E-mail na barra de ferramentas superior para acessar o registro de todos os erros recentes.

Além disso, contas de usuário com a Sincronização de E-mail habilitada exibirão seu status de conexão atual, bem como quaisquer problemas relevantes.

Uma vez que você tenha habilitado a Sincronização de E-mail, o endereço de email associado será atualizado com uma das seguintes cores e status:

Status		Cor		Descrição
Problema de Conexão				Impossível conectar por dois dias devido a erros. Não está mais tentando sincronizar. A cobrança não será habilitada durante a duração deste problema.
Erro				Um erro ocorreu ao tentar sincronizar o e-mail da conta do usuário. Os erros incluem, mas não se limitam a, usar um endereço de e-mail inválido ou certos problemas de conectividade de e-mail.
Pendente				Esta conta de usuário está aguardando um aumento no limite de sincronização da caixa de correio da empresa, ou aguardando que outra pessoa desconecte da caixa de correio da empresa para que fiquem abaixo do limite de sincronização.
Habilitado				A Sincronização de Email foi habilitada com sucesso para esta conta de usuário.

Para mais informações sobre como solucionar erros de Sincronização de E-mail, consulte Solução de Problemas de Erros de Sincronização IMAP.

Ajustando os Limites de Caixa de Entrada do Usuário

O número de caixas de entrada IMAP alocadas para usuários que estão definidas para sua conta é exibido no menu Serviços e Limites. Você será cobrado uma taxa adicional por cada caixa de entrada de usuário adicional além das suas caixas de entrada IMAP alocadas.

Os administradores podem ajustar quantas caixas de entrada de usuário gostariam de permitir a sincronização em sua conta. Para definir os limites das caixas de entrada de usuário, faça o seguinte:

1. Clique    Menu do Usuário > Configurações na barra de ferramentas superior.

   

2. Clique em Serviços e Limites, localizado sob Recursos no painel à esquerda.
3. Role até a seção Sincronização de E-mail.
4. No campo de texto Número máximo de usuários de Sincronização de E-mail disponíveis para sua empresa, insira o número máximo de usuários que você gostaria de sincronizar para sua empresa.
5. Clique em Salvar.

   

Agências podem limitar o número de caixas de entrada de usuário sincronizadas de clientes. Para mais informações, consulte Configurações de Faturamento e Pagamento de Clientes Legados.

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Bloqueio de Históricos de Leads

Se você não quiser que contatos ou empresas específicas mostrem seu histórico de leads, faça o seguinte:

1. Clique    Menu do Usuário > Configurações na barra de ferramentas superior.

   

2. Clique em Configurações de E-mail do Usuário, localizado sob Minha Conta no painel à esquerda.
3. Clique na aba Lista Negra de E-mail.
4. Adicione o e-mail ou domínio do contato ou empresa. Clique no botão correspondente + Adicionar ou pressione Enter no seu teclado.
5. Clique em Salvar Alterações.

   

Por padrão, o domínio de e-mail da sua própria empresa já está na lista negra. Embora o Lead Gen & CRM não recomende desativar essa configuração, você pode fazê-lo se necessário. Essa configuração está localizada em seu Perfil da Empresa.

Endereços IP do Lead Gen & CRM

A sincronização de e-mail no Lead Gen & CRM permite que você visualize e acompanhe todas as conversas de e-mail pessoais com seus leads. Se você estiver sincronizando com um cliente de e-mail habilitado para IMAP, pode precisar de acesso aos IPs que o Lead Gen & CRM usa para a sincronização de e-mail a fim de se conectar a certos servidores de e-mail. Estes são IPs estáticos dedicados explicitamente à sincronização IMAP e não mudarão.

Abaixo está uma lista dos endereços IP de sincronização IMAP que o Lead Gen & CRM utiliza:

104.196.23.163 104.196.24.90

104.196.55.155 104.196.134.176

104.197.128.1 104.197.144.255

Aumentando Vendas

Acompanhar conversas por e-mail no Lead Gen & CRM ajuda a aumentar as vendas. Considere o seguinte:

	Benefício Potencial		Consideração do Benefício
	Lembretes		A sincronização e o acompanhamento fornecem um lembrete do interesse específico em serviços ou produtos do lead. Os representantes de vendas podem navegar rapidamente até o registro de um lead e visualizar a correspondência por e-mail diretamente do lead, permitindo que as vendas entrem na conversa prontas para falar sobre os interesses específicos do lead.
	Prevenção de Conflitos		Prevenir conflitos entre a propriedade dos leads nas vendas para ver quem inicialmente teve a conversa com um lead.
	Retenção de Comunicação		Acelere o processo de vendas retendo a comunicação importante entre os leads em uma área facilmente acessível do Lead Gen & CRM.
	Mitigação de Cenários		Mitigar cenários de ele disse/ela disse. Ao capturar toda a comunicação por e-mail com uma equipe de vendas e leads, você pode se referir ao que foi especificamente declarado em um e-mail para reduzir a confusão sobre o que pode ter ocorrido no diálogo.
	Reengajamento		Retome as conversas de onde pararam. Nem todos os leads estão prontos para comprar imediatamente, mas ao reter o histórico de comunicação quando um lead retorna, uma equipe de vendas pode encontrar o último ponto de discussão e retomar o impulso da conversa.
	Continuação do Conhecimento		Reduza a perda de conhecimento tribal. Se os vendedores transferirem seus leads, o novo representante não precisa fazer tudo novamente para descobrir os interesses específicos do lead, pois toda a comunicação anterior foi armazenada.
	Progressão Cronológica		Revise uma lista cronológica de toda a comunicação entre as vendas trabalhando no negócio e os leads respondendo em oportunidades específicas.
	Tendências de Vendas		Use o Relatório de Atividades para ver uma tendência de quantos e-mails pessoais ajudam a impulsionar as vendas com base na fase do pipeline.

Perguntas Frequentes

P: O SMTP previne spam ou phishing?
A: Por si só, não. No entanto, embora não seja infalível, os servidores de e-mail utilizam salvaguardas para ajudar a lidar com e-mails potencialmente problemáticos. Essas salvaguardas incluem, mas não se limitam a:

• Autenticação de Mensagem Baseada em Domínio, Relatórios e Conformidade (DMARC)
• Mail Identificado por Chaves de Domínio (DKIM)
• Estrutura de Política do Remetente (SPF)

P: O que o SMTP significa para o Smart Mail?
A: Depois que você configurar o Mail Sync, o Smart Mail será enviado através da sua caixa de entrada sincronizada.

P: Se eu sou um Administrador, posso configurar o Mail Sync para outros usuários ou para toda a minha equipe?
A: Não. Cada usuário precisa fazer login e seguir esses passos. Isso ocorre porque o Mail Sync vincula seu próprio endereço de e-mail ao endereço de e-mail do usuário que ele usou para fazer login. Assim, cada usuário deve estar logado para configurar seu próprio Mail Sync.

P: Até que ponto o Mail Sync puxa informações?
A: O Mail Sync realiza uma única sincronização histórica que analisa os leads no Lead Gen & CRM antes de olhar para sua caixa de entrada. Se você tiver um e-mail de dez anos atrás ainda na sua caixa de entrada, ele deve puxar esse e-mail. Da mesma forma, se você adicionar um lead ao Lead Gen & CRM depois do fato, o conteúdo do e-mail histórico não será puxado. A única maneira de acionar outra busca histórica é desconectar e depois reconectar o MailSync. Esteja ciente de que a Vida do Lead exibe apenas os 300 eventos mais recentes, o que significa que, mesmo que o Mail Sync puxe conteúdo histórico, esse conteúdo pode não ser exibido no registro de um lead.